Welke schooldocumenten moet je bewaren?

Elk jaar krijgen duizenden kinderen, tieners en studenten hun schoolrapporten mee naar huis, samen met heel wat cursussen, schriften en andere schooldocumenten. Maar wat moet je eigenlijk bewaren en wat mag je gewoon wegdoen?

Weet jij welke schoolpapieren belangrijk zijn en welke je veilig kan opruimen zonder problemen?

Welke schooldocumenten moet je zelf bewaren?

Eigenlijk weinig, heel weinig. Soms zelfs niets. Op de website van Vlaanderen staat het eigenlijk erg goed uitgelegd, maar hier even een samenvatting.

Wat bewaar je zeker?

Studiebewijzen als diploma's, getuigschriften en certificaten bewaar je zeker. Ook rapporten zijn belangrijk zolang deze nog niet bekrachtigd werden door een studiebewijs.

Tip: Scan belangrijke studiebewijzen meteen in als je ze ontvangen hebt en bewaar ze digitaal. Zo heb je steeds een kopie beschikbaar.

En de overige schooldocumenten?

Evaluatiedocumenten als taken en toetsen zal de school zelf inzamelen en bewaren. Schriften, cursussen of agenda’s uit het basisonderwijs, secundair en hoger onderwijs hoef jij doorgaans niet te bewaren, tenzij de school het je expliciet vraagt.

Scholen moeten namelijk wel bepaalde documenten kunnen voorleggen aan de onderwijsinspectie en kunnen daarom vragen om je cursussen/notities één schooljaar te bewaren. Dit is vooral het geval in het secundair onderwijs maar ook sommige lagere scholen vragen dit.

• Basisonderwijs

Over het bewaren van notities uit het basisonderwijs wordt in de omzendbrief BaO/2005/03 uitdrukkelijk vermeld dat "ouders niet verplicht zijn' om schoolgebonden documenten van hun kind te bewaren. Het is de school die de nodige documenten moet kunnen voorleggen voor de onderwijsinspectie.

Het is evenwel mogelijk dat de school je vraagt om deze documenten zelf te bewaren, maar eigenlijk ben je dit dus niet verplicht. Sowieso is de bewaartermijn maximaal één schooljaar.

• Secundair onderwijs

Per lesgroep moet de school van 2 leerlingen het cursusmateriaal, agenda en evaluatiedocumenten kunnen voorleggen. Er wordt niet uitdrukkelijk vermeld dat de school dit zelf moet organiseren. De school kan jou dus vragen die zelf te bewaren, maar ook niet langer dan 1 schooljaar.

Tip: bewaar deze tijdelijk te bewaren documenten in een archiefdoos. Op het einde van het schooljaar gooi je de oude notities weg en de nieuwe stop je erin.

Wat als ik mijn diploma niet meer vind?

Als je je diploma kwijt bent, dan kan je via de LED of leer- en ervaringsbewijzendatabank je kwalificatiebewijzen uitgereikt door Vlaamse instellingen, raadplegen. Die doe je via Mijn burgerprofiel (thema: Onderwijs en vorming).

Let op: hier kan je enkel raadplegen. Een duplicaat moet je aan de onderwijsinstellingen zelf opvragen en hier kunnen kosten voor worden aangerekend.

Beter voorkomen dan genezen dus, en die diploma's goed bewaren.

Samengevat

Bewaar zeker je certificaten, diploma’s en getuigschriften (rapporten in geval je nog naar een getuigschrift toewerkt, nog aan een studie bezig bent).

Scan belangrijke documenten meteen in als je ze ontvangt. Hoe je dat kan doen, vind je hier.

Schriften, huistaken en werkstukken hoef je niet te bewaren BEHALVE als de school hier uitdrukkelijk om gevraagd heeft. En dan ook maar tot 31 augustus van het volgende schooljaar.

---

FAQ - Welke schooldocumenten moet je bewaren?

1. Welke schooldocumenten moet je bewaren?

Je moet vooral officiële documenten bewaren zoals diploma’s, getuigschriften en certificaten. Deze bewijzen je behaalde studieresultaten en heb je later vaak nodig.

2. Moet je schriften en cursussen bewaren?

In de meeste gevallen niet. Schriften, cursussen en notities moeten doorgaans niet bewaard worden, tenzij de school dit expliciet vraagt. Dan geldt meestal een bewaartermijn van één schooljaar.

3. Hoe lang moet je schooldocumenten bewaren?

Officiële studiebewijzen zoals diploma’s bewaar je levenslang. Andere documenten zoals cursussen of toetsen hoef je meestal slechts tijdelijk te bewaren, vaak tot het einde van het schooljaar.

4. Wat als je je diploma kwijt bent?

Als je je diploma verliest, kan je via de Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED) je kwalificaties raadplegen via Mijn Burgerprofiel. Voor een duplicaat moet je contact opnemen met de onderwijsinstelling.

5. Mag de school vragen om documenten thuis te bewaren?

Ja, scholen kunnen vragen om cursussen of evaluatiedocumenten tijdelijk thuis te bewaren, meestal voor controle door de onderwijsinspectie. Dit is echter beperkt tot maximaal één schooljaar.

6. Is het verstandig om schooldocumenten te scannen?

Ja, het is sterk aanbevolen om belangrijke documenten zoals diploma’s en certificaten meteen te scannen. Zo heb je altijd een digitale kopie als back-up.

---

Auteur

Nele Colle is een professionele opruimcoach, sinds 2017 actief in Vlaanderen en Nederland. Als bekendste opruimcoach van Vlaanderen hielp ze al duizenden mensen naar meer rust en overzicht in huis. Nele is auteur van 2 boeken, een ervaren spreker en is vaak te gast als opruimexpert in interviews. Ze werkte samen met grote merken als IKEA en is opruimcoach in het VRT-programma Alles in Orde! 

Samen met haar team begeleidt ze haar klanten naar een duurzaam opgeruimd leven.

Opruimhulp? Vind je het niet gemakkelijk om alleen op te ruimen? Wij helpen je graag! KLIK HIER