Overvolle mailbox? Zo pak je het aan!

Wist je dat elke e-mail je onbewust stress bezorgt? Tijd om orde en rust te scheppen in die mailbox dus. Maar hoe doe je dat? Volg mijn stappen voor een georganiseerde mailbox én administratie:

1. Grote schoonmaak

• Je mailbox opruimen begint met het verwijderen van ongewenste of overbodige e-mails en met het voorkomen van dit soort e-mails. Typ in de zoekfunctie van je mailbox de naam in van de afzender van wie je geen e-mails meer wenst te krijgen. Schrijf je uit en delete ondertussen alle e-mails van deze afzender.

• Verwijder af en toe zware en grote e-mails (bvb groter dan 10MB). Mailboxen zijn namelijk beperkt in opslagruimte.

2. Archiveren

E-mails die je wel wil bewaren, die archiveer je:

• de snelle methode: archiveer al deze e-mails in één map en geef deze de naam ‘archief e-mails tot’ en dan de datum waarop je de e-mails archiveerde

• de grondige methode hierbij maak je verschillende archiefmapjes voor de verschillende categorieën van e-mails die je wil bewaren. Verwerk elke dag gedurende 10 minuutjes je oude e-mails en archiveer ze in het bijhorende archiefmapje

3. Beperk

Voorkom dat je mailbox opnieuw volstroomt door je niet in te schrijven op nieuwsbrieven die je niet leest. Schrijf je uit bij elk nieuw reclamebericht dat binnenkomt. Dat is de eerste week even wat werk, maar daarna wordt dat heel wat minder.

4. Niet even tussendoor

Behandel je mailbox als een brievenbus en check niet de hele dag op nieuwe e-mails. Je ligt ook niet de hele dag voor je brievenbus te wachten tot er post komt. Open je mailbox op het moment dat je ook aandacht en tijd hebt om ze e-mails te verwerken.

5. Wat moet ik doen?

Bij elke nieuwe mail, stel je je de vraag wat je ermee moet doen: wordt er echt iets van jou verwacht, zoals antwoorden of betalen, of is het enkel info.

Wat je meteen kan doen, doe meteen. Wat je later moet doen, of wat meer tijd nodig heeft, plan je later in.

6. Delete of gebruik je archief

E-mail behandeld? Verwijder of archiveer de e-mails die je toch nog wil bewaren. Laat e-mails niet in de inbox staan. Zo kan je bijvoorbeeld facturen na betaling archiveren bij je map ‘facturen’ of ‘administratie’, en de info die je even moest lezen kan je deleten.

Meer tips over je mailbox en handige mapjes vind je in mijn handleiding: KLIK HIER

Dit artikel verscheen ook op Wendy Online-magazine: naar Wendy

Opruimhulp? Vind je het niet gemakkelijk om alleen op te ruimen? Wij helpen je graag, ook met je pc / tablet / smartphone / mailbox! KLIK HIER