Mailbox-frustraties: dubbele e-mails

Krijg jij ook regelmatig e-mails waarmee je niet goed weet wat te doen? Zoals drie keer dezelfde melding van verschillende - belangrijk ogende - platformen?

Je mailbox is belangrijk

Of je het leuk vindt of niet, je mailbox is ondertussen een belangrijk communicatiemiddel geworden, zowel persoonlijk als voor je administratie.

En niet zomaar belangrijk, het is nu ook een officieel communicatiemiddel wat je regelmatig hoort te bekijken. Net zoals verwacht wordt dat je je brievenbus regelmatig leegt en je post bekijkt.

Zowel je brievenbus als je mailbox zijn communicatiekanalen langs waar namelijk ook belangrijke berichten aan jou worden bezorgd, zoals berichten van de overheid.

Andere platformen

Maar daarnaast zijn er ook allerhande platformen die dergelijke officiële berichten voor je verzamelen, zoals Doccle, MijnBurgerprofiel, en natuurlijk de eBox (de elektronische brievenbus voor overheidsdiensten).

En als je er ondertussen meerdere hebt geactiveerd of gebruikt, dan kan het dus gebeuren dat je voor één bericht meerdere meldingen ontvangt.

Zoals:

• een mail van Helena omdat er een voorschrift klaarstaat op het Helena-platform

• een melding van My eBox dat er een document op Helena klaarstaat

• én een mail van Doccle dat er een bericht op eBox klaarstaat, dat gaat over het document op Helena.

  
  

Volg je nog?

Dit kan erg verwarrend zijn en kan ervoor zorgen dat je inbox ontploft, maar wat doe je met al die e-mails en berichten? Dit lijken toch allemaal belangrijke meldingen en belangrijke afzenders?

Stap 1: Ruim op en organiseer

Zo ga je eerst en vooral te werk:

• Ruim je mailbox op en zorg voor een goede mailbox-structuur. Hier lees je meer over hoe je dit stap voor stap aanpakt.

• Zorg voor een georganiseerde administratie: weet wat je moet bewaren en wat je mag bewaren. Download mijn gratis handleiding voor alle info en tips.

Stap 2: Wat is de actie?

Met een georganiseerde administratie en mailbox kan je nu aan de slag met alle nieuwe e-mails en meldingen.

Dé vraag die je je stelt bij elk nieuw bericht is: wat moet ik hiermee doen? Wat is de actie die van mij wordt verwacht.

Mogelijke acties zijn:

• Betaal je factuur.

• Beantwoord een vraag.

• Afspraak / evenement in je agenda noteren

Maar ook:

• Ter info / te lezen: antwoord op een vraag, informatie over een evenement, reclame, ...

Na de actie heb je dan drie keuzes:

• delete / gooi weg

• bewaar / archiveer

• op te volgen: de conversatie is nog niet afgelopen, je wacht nog op antwoord

Wat nu met al die belangrijke, dubbele e-mails van eBox, Doccle, MijnBurgerprofiel, ...?

De e-mailberichten die je van dergelijke platformen ontvangt, zijn doorgaans belangrijk voor je en verwijzen telkens naar een document ofwel

• op hetzelfde platform

• of op een gelinkt platform.

Zo kan je berichten van Doccle krijgen over documenten die zij zelf verzamelen op hun platform, maar het kan ook zijn dat je via Doccle opnieuw verder wordt doorverwezen naar je eBox. Berichten uit je eBox zijn doorgaans enkel via het eBox-platform zelf te openen.

En soms verwijst een bericht uit je eBox dan weer verder door naar Myminfin.

Maar wat doe je ermee?

STAP 1 = Lees het bericht.

LET OP!! Er circuleren veel valse berichten. Krijg je een mail van een document op Doccle, eBox of MijnBurgerprofiel, klik dan niet op de link in je mail, maar ga rechtstreeks naar het platform en log je daar in. Zo ben je zeker dat het niet over een vals bericht gaat.

Het is wat omslachtiger, maar wel veiliger op deze manier. Log je in en lees het bericht.

STAP 2 = Welke actie?

Stel je daarna dé vraag: welke actie wordt van mij verwacht en volg die actie op. Het kan zijn dat je een betaling moet doen, soms is het gewoon een informatief bericht, maar soms gaat het ook over een document om te bewaren.

Je kan ervoor kiezen om het document enkel op het platform te laten staan en daar te bewaren, maar ik raad belangrijke documenten ook te downloaden en bij je persoonlijke, georganiseerde administratie te bewaren. Zo ben je niet afhankelijk van platformen voor belangrijke info.

Gaat de mail over een document dat je al hebt behandeld?

Dan hoef je niets meer te doen.

STAP 3 = Delete de e-mails

Heb je je bericht geraadpleegd en de actie opgevolgd, dan kan de e-mail weg, of de verschillende e-mails over hetzelfde bericht.

Delete.

Prullenbak in.

Die e-mails hadden namelijk als enige functie om je te informeren over het bericht / het document dat voor jou klaarstond.

Het is misschien wat vervelend dat je drie e-mails krijgt over hetzelfde document, maar aangezien het doorgaans belangrijke documenten zijn, geldt: beter een melding te veel dan te weinig. En als je goed weet wat je moet bewaren en hoe, dan is zo'n mailtje afhandelen zó gebeurd.

Wil je minder overbodige e-mails? Focus je dan op overbodige reclame en schrijf je uit op nieuwsbrieven die je niet leest.

***

Persoonlijke hulp om je administratie en mailbox te organiseren? Neem contact op, we helpen graag!

Of schrijf je in voor het online groepstraject en ga samen met opruimcoach Nele Colle aan de slag.